1.Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng tổng đài ?

• Vì việc trang bị cho mỗi nhân viên một số điện thoại cố định, tốn nhiều chi phí đầu tư và khả năng tập trung quản lý không cao. Hơn nữa, danh bạ với hàng loạt số điện thoại cũng sẽ khiến cho đối tác lúng túng khi tìm được số điện thoại để liên hệ công việc.
• Tuy nhiên, lắp đặt tổng đài điện thoại thì mọi hạn chế kể như trên sẽ được khắc phục một cách dễ dàng. Thông qua hệ thống này, cuộc gọi sẽ đến được nơi đối tác có nhu cầu cần liên hệ.
• Vấn đề liên lạc giữa các phòng ban trong công ty sẽ trở nên dễ dàng hơn, bạn chỉ cần gọi, nghe lời chào rồi bấm phím chọn bộ phận cần gặp.
• Thuận lợi cho việc chăm sóc khách hàng bởi có thể ghi âm để nắm rõ được phản hồi khách hàng, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.
• Tổng đài có API (Application Programming Interface) tích hợp các phần mềm CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning), giúp kết nối vào tổng đài để biết thông tin khách hàng khi họ gọi đến, lưu được lịch sử cuộc gọi, file ghi âm ngay trên phần mềm CRM.
• Tổng đài Telesale thực hiện được nhiều cuộc gọi cùng lúc nên tiết kiệm được cước phí gọi ra và thường sử dụng cho bộ phận Telesales.
• Cần tích hợp các đầu số cũ lên tổng đài hoặc chọn các đầu số mới.

2.Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng tổng đài

• Được bảo mật và miễn phí cước đối với cuộc gọi nội bộ. Do đó, giúp tiết kiệm chi phí mua điện thoại riêng lẻ cho từng nhân viên trong nội bộ công ty.
• Tận dụng được hiệu quả tối đa các đường trung kế bưu điện.
• Hỗ trợ chặn các cuộc gọi không mong muốn như huyện, di động liên tỉnh, quốc tế.
• Chỉ sử dụng một số thuê bao duy nhất, tạo nên sự chuyên nghiệp trong công việc.
• Chuyển cuộc gọi nhanh chóng mà không phải di chuyển.
• Quản lý được chi phí của các cuộc gọi dễ dàng, chi tiết thông tin cuộc gọi.
• Tích hợp sẵn lời chào khi khách hàng họ gọi đến. Khi có khách hàng gọi đến có chức năng cài đặt sẵn lời chào, trả lời tự động có thể giúp trả lời khách hàng tự động khi không có nhân viên trực hoặc tư vấn.
• Có thể cài đặt chuông ở bất kỳ máy điện thoại nào trong công ty ở thời điểm khác nhau theo mong muốn như trong giờ làm việc, giờ nghỉ trưa hay ngoài giờ hành chính.
• Tích hợp với các phần mềm quản lý khách hàng như CRM (Customer Relationship Management) để có thêm nhiều chức năng mở rộng như: nhận diện khách hàng gọi đến, gọi trực tiếp trên phần mềm không cần bấm số, lưu trữ và ghi âm cuộc gọi,..
• Nhu cầu trao đổi thông tin của doanh nghiệp với khách hàng cũng như với đối với đối tác ngày càng tăng cao, điều đó đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư nhiều hơn cho hệ thống tổng đài của mình để việc liên lạc có thể diễn ra hàng ngày, hằng giờ.
• Hệ thống tổng đài ngày càng được hoàn thiện hơn, cải tiến mạnh mẽ hơn, ứng dụng nhiều công nghệ hơn để đáp ứng được nhu cầu của các doanh nghiệp.
• Rất phù hợp với những doanh nghiệp lớn, quản lý số lượng nhân viên đông, công ty có nhiều chi nhánh hoặc các công ty có tổng đài chăm sóc khách hang và có nhu cầu sử dụng điện thoại nhiều hay hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại điện tử,…

3.Lựa chọn tổng đài phù hợp với mục đích sử dụng

Để mà lựa chọn được tổng đài phù hợp với công ty của bạn là điều rất khó, vì hiện nay có khá nhiều thương hiệu và công ty.

Lựa chọn theo cấu hình: Bạn nên lựa chọn theo nhu cầu sử dụng hiện tại của công ty, tương lai cũng như những định hướng phát triển của công ty, doanh nghiệp sao cho phù hợp nhất, từ đó giúp cho tổng đài sẽ có đường truyền ổn định, kết nối sẽ không bị tắc nghẽn.

Lựa chọn theo chức năng, nhiệm vụ, nhu cầu khai thác: Bạn cần tham khảo để có thể chọn được đơn vị cung cấp phù hợp cho công ty, doanh nghiệp.

Lựa chọn theo thương hiệu và khả năng đầu tư: Để lựa chọn một thương hiệu nổi tiếng thì đồng nghĩa với đơn giá chất lượng kèm theo, lựa chọn sao cho phù hợp với mục đích sử dụng cũng như kinh phí của công ty.

Lựa chọn theo dịch vụ của tổng đài: Trong quá trình sử dụng, việc chúng ta gặp sự cố đường truyền là việc hết sức bình thường. Việc gặp sự cố có rất nhiều lý do để gây ra như lỗi hệ thống, thời tiết, đường truyền,…Cho nên, chúng ta phải lựa chọn được nhà mạng có dịch vụ hỗ trợ 24/24 qua điện thoại, Internet hoặc ngay tại nơi người sử dụng. Nên sử dụng những sản phẩm cung cấp là chính hãng để khi sửa chữa hoặc bị lỗi thì chúng ta có thể dễ dàng bảo hành và sửa chữa.