Microsoft Office là gì? Bao gồm những ứng dụng nào?

1. Giới thiệu Phần mềm Microsoft Office?

Phần mềm Microsoft Office (hay còn gọi là Office) là tên của bộ ứng dụng văn phòng gồm các chương trình, máy chủ, và dịch vụ được phát triển bởi Microsoft, được giới thiệu lần đầu vào 1988. Microsoft Office giúp người dùng tăng hiệu quả công việc văn phòng như soạn thảo văn bản, thiết kế và trình chiếu slide, xử lý số liệu từ đơn giản đến nâng cao, quản lý công việc và thông tin cá nhân trên máy tính cũng như các thiết bị di động cho hàng triệu người dùng trên toàn thế giới.

Hiện tại Office có nhiều phiên bản dành cho các nền tảng khác nhau trên máy tính như Windows và MacOS, và trên điện thoại như hệ điều hành Android và iOS.

2. Các ứng dụng thuộc phần mềm Microsoft

Microsoft Word

• Là chương trình soạn thảo văn bản trong Microsoft Office – một trong những phần mềm nổi tiếng và được ưa chuộng nhất của Microsoft. Đây là một trong ba phần mềm Word – Excel – PowerPoint mà bất kỳ ai khi sử dụng máy tính cũng biết và thông thạo cơ bản.
• Việc soạn thảo văn bản trên Word có lẽ đã gần như trở thành mặc định khi người dùng có bất kỳ công việc gì liên quan đến việc tạo văn bản. Tại đây, người dùng có thể soạn thảo văn bản cùng các hiệu ứng đi kèm, thay đổi font, màu sắc, kích cỡ chữ, chèn hình ảnh hoặc âm thanh tùy ý,.. Giúp cho văn bản chuyên nghiệp, bài bản và thu hút hơn. Ngoài ra, phần mềm Microsoft Word còn cung cấp cho người dùng -công cụ kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp

Microsoft Excel

• Là công cụ tạo ra bảng tính, giúp người dùng tính toán các phép tính từ đơn giản đến phức tạp. Hoặc đơn giản nhu cầu của người dùng chỉ lập bảng để theo dõi đầu mục công việc. Điều đặc biệt là dù có tính toán đến đơn vị hàng triệu ô một lúc thì Excel vẫn đưa ra được kết quả chính xác 100%. Song song với Microsoft Word, ứng dụng này cũng được sử dụng nhiều không kém.
• Excel gồm nhiều loại hàm khác nhau để sử dụng cho những mục đích khác nhau như tính tổng – SUM, tính trung bình cộng – AVERAGE, tính giá trị lớn nhất, nhỏ nhất – MIN/MAX, hàm đếm – COUNT,..

Microsoft PowerPoint

• Là một phần mềm trình chiếu, được đông đảo học sinh, sinh viên, giáo viên hay nhân viên văn phòng sử dụng để thiết kế bài thuyết trình của mình. Cùng với Word và Excel, PowerPoint cũng trở thành một trong bộ ba ứng dụng văn phòng không thể thiếu.

Microsoft OneNote

• Đúng như tên gọi, phần mềm này được thiết kế dành cho việc viết ghi chú. OneNote được cấu tạo như một cuốn sổ để người dùng có thể ghi chú mọi thông tin khi cần, từ ý tưởng đột ngột đến, hay lời nhắc nhở những việc cần phải làm.

Microsoft OneDrive

• Là dịch vụ lưu trữ dữ liệu trên đám mây của Microsoft. Người dùng có thể lưu trữ các tệp tài liệu, folder, ảnh, video, file ghi âm trực tuyến trên OneDrive thay vì lưu trữ trên ổ cứng máy tính. Khi lưu trữ trên OneDrive, người dùng có thể truy cập và chia sẻ dữ liệu ở bất kỳ thiết bị nào như máy tính bàn, máy tính bảng, laptop, điện thoại di động.

Microsoft Outlook

• Là một phần mềm quản lý thông tin cá nhân, giúp người dùng quản lý email, lịch, ghi chú, duyệt web. Người dùng có thể sử dụng Outlook như một phần mềm độc lập  hoặc kết hợp với các ứng dụng khác để tối ưu hóa hiệu suất công việc

3. Các phiên bản Microsoft Office hiện nay

Microsoft Office 2016

+ Nhược điểm:

• Không thể cập nhật những tính năng mới trong thời gian cập nhật phiên bản mới
• Chỉ có thể cài đặt trên một máy tính bàn hoặc một thiết bị khác.
• Không thể sử dụng trực tuyến

+ Ưu điểm

• Tính năng “Tell me”: cho phép người dùng điền lệnh và Office sẽ xác định và thực hiện yêu cầu theo các từ khóa giúp người dùng tiết kiệm thời gian.
• Tinh năng “Smart Lookup”: giúp người dùng tìm kiếm từ khóa dễ dàng. Thông tin về cụm từ khóa sẽ được Smart Lookup hiển thị trên màn hình bên phải.
• Tính năng chia sẻ file: chia sẻ tài liệu một cách dễ dàng qua phần mềm OneDrive và Email.

Microsoft Office 2019

+ Nhược điểm:

• Không thể cập nhật những tính năng mới trong thời gian cập nhật phiên bản mới
• Giới hạn trong macOS và Windows 10.

+ Ưu điểm

• Giao diện tối được thiết lập (Windows và Macbook)
• Tính năng nhập liệu bằng giọng nói được hỗ trợ ở Word 2019
• Microsoft Office 2019 hỗ trợ video ở độ phân giải 4K cùng các hiệu ứng chỉnh sửa đa dạng.

Microsoft Office 365 

+ Nhược điểm:

• Đây là phiên bản trả phí theo tháng/năm của Microsoft

+ Ưu điểm

• Cập nhật được những tính năng mới nhất qua những đợt update
• Có thể lựa chọn đăng ký theo mức độ nhu cầu: gói cá nhân, gói gia đình, gói doanh nghiệp
• Tích hợp được nhiều ứng dụng với nhau
• Đảm bảo an toàn dữ liệu cho người dùng ở cấp độ cao nhất
• Tổ chức cuộc họp trực tuyến, gọi điện, chat, chia sẻ tệp và cộng tác trong thời gian thực bằng phần mềm Microsoft Teams.