BẢO MẬT DỮ LIỆU DOANH NGHIỆP: 10 BIỆN PHÁP NGĂN NGỪA MẤT HOẶC THẤT THOÁT DỮ LIỆU QUAN TRỌNG

Mở đầu :

An ninh dữ liệu ngày càng trở nên quan trọng hơn khi thời gian trôi qua. Khi doanh nghiệp trải qua quá trình biến đổi số, gần như mọi tổ chức lưu trữ thông tin nhạy cảm về khách hàng, nhân viên và nhà cung cấp. Các vụ việc vi phạm dữ liệu không chỉ cung cấp cho hacker quyền truy cập vào thông tin này, mà các biện pháp bảo mật và đào tạo không đủ có thể dẫn đến việc mất dữ liệu cho công ty của bạn.

Dữ liệu có thể bị đánh cắp hoặc mất do hỏng file, sai sót con người, hư hỏng hoặc mất cắp laptop, nhưng có những biện pháp bạn có thể triển khai để bảo vệ dữ liệu của mình. Tiếp tục đọc để hiểu rõ hơn về các yếu tố gây ra mất dữ liệu và cách duy trì an ninh dữ liệu trong công ty của bạn để bảo vệ hệ thống nội bộ khỏi các vụ việc vi phạm dữ liệu tiềm tàng.

Mục lục :

I. Nguyên nhân gây mất dữ liệu

II. Làm sao để hạn chế mất dữ liệu

Nội dung bài viết :

I. Nguyên nhân gây mất dữ liệu

1. Yếu tố con người – Nguyên nhân phổ biến gây mất dữ liệu

Chia sẽ thông tin mật cho người không có thẩm quyền.
Vô tình xóa các tập tin quan trọng.
Gửi dữ liệu quan trọng cho người qua email sai người nhận.
Mất hoặc bị mất cắp tài liệu chứa thông tin doanh nghiệp.
Xử lý không đúng cách phần cứng hoặc phần mềm chứa dữ liệu quan trọng.
Mất hoặc bị đánh cắp máy tính chưa được mã hóa.

2. Do ổ cứng máy tính

Các yếu tố có thể gây ra sự cố phần cứng bao gồm:

Thiệt hại do yếu tố môi trường: động đất ,bảo lụt ,hỏa hoạn.
Môi trường quá nóng hoặc ẩm.
Nguồn điện tăng đột ngột hoặc mất điện.
Tiếp xúc với từ tính nam châm.
Sự va chạm,tác động mạnh.
Tập tin bị nhiễm virus.
Sửa xóa quá nhiều lần trong thời gian ngắn.

3. Hệ thống bảo mật kém

Hệ thống bảo mật kém là nguyên nhân chính khiến phần mềm gián điệp và phần mềm độc hại có thể xâm nhập vào hệ thống và gây mất dữ liệu nghiêm trọng. Khi các biện pháp bảo mật không được triển khai đúng mức hoặc không được duy trì thường xuyên, cửa ngõ cho các cuộc tấn công từ hacker và malware trở nên dễ dàng.

Phần mềm gián điệp có thể lén lút theo dõi và thu thập thông tin quan trọng từ hệ thống, từ đó đe dọa tính bảo mật và riêng tư của dữ liệu. Trong khi đó, phần mềm độc hại có thể xâm nhập và gây hư hại trực tiếp đến dữ liệu, làm hỏng tập tin quan trọng hoặc mã hóa chúng, ngăn bạn không thể truy cập và khôi phục lại thông tin.

Việc có một hệ thống bảo mật yếu không chỉ tiềm ẩn nguy cơ mất dữ liệu mà còn làm mất lòng tin của khách hàng và đồng nghiệp. Để bảo vệ dữ liệu và hệ thống của mình, việc triển khai và duy trì các biện pháp bảo mật tốt nhất là tối quan trọng. Điều này bao gồm sử dụng phần mềm antivirus, cập nhật hệ thống thường xuyên, hạn chế truy cập từ bên ngoài và nâng cao ý thức bảo mật cho nhân viên. Chỉ thông qua việc đảm bảo an toàn và bảo mật, dữ liệu và hệ thống mới có thể được bảo vệ khỏi các cuộc tấn công nguy hiểm từ phần mềm gián điệp và phần mềm độc hại.

4. Để mất máy tính chứa tài liệu quan trọng

Mất máy tính chứa tài liệu quan trọng có thể dẫn đến việc mất mát dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp. Những tài liệu, tệp tin, hồ sơ khách hàng, thông tin tài chính và bí mật công việc được lưu trữ trên máy tính mất đi, làm mất đi khả năng tiếp cận và sử dụng thông tin quan trọng này.

Nếu máy tính chứa dữ liệu quan trọng bị đánh cắp hoặc lạc, những kẻ xấu có thể truy cập vào thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp. Điều này có thể gây hại đến sự riêng tư của khách hàng, thông tin tài chính, kế hoạch kinh doanh và bí mật công việc của doanh nghiệp.

5. Ổ cứng bị hỏng do nhân viên vô tình làm đổ nước

Khi ổ cứng bị hỏng do nước, các tập tin và dữ liệu lưu trữ trên đó có thể bị hư hỏng hoặc không thể truy cập. Điều này có thể dẫn đến việc mất toàn bộ thông tin quan trọng, tài liệu công việc, hồ sơ khách hàng và thông tin kinh doanh.

6. Sập nguồn điện đột ngột

Thiên tai hoặc sự cố với lưới điện có thể dẫn đến mất điện, là một nguyên nhân hàng đầu gây mất dữ liệu. Khi nguồn điện bị tăng vọt hoặc mất điện đột ngột, máy tính có thể bị tắt một cách bất ngờ. Hệ điều hành máy tính rất phức tạp và thường có quy trình tắt máy an toàn để bảo vệ các quy trình và dữ liệu.

Nếu thiết bị không tắt đúng cách trong trường hợp mất điện, máy tính của bạn có thể gặp sự hỏng hóc và toàn bộ dữ liệu được lưu giữ có thể bị mất mát. Điều này gây ra hậu quả nghiêm trọng cho hoạt động kinh doanh và cá nhân, khi thông tin quan trọng, tài liệu công việc và dữ liệu có thể không thể truy cập hoặc khôi phục lại.

II. Biện pháp ngăn ngừa mất dữ liệu

Để bảo vệ dữ liệu quan trọng và ngăn ngừa mất dữ liệu không mong muốn, doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp bảo mật chặt chẽ và kế hoạch khắc phục mạnh mẽ. Dưới đây là một số biện pháp hiệu quả để đảm bảo an toàn thông tin và dữ liệu:

1. Kế hoạch khắc phục khi bị mất dữ liệu:

Xây dựng kế hoạch sẵn sàng và chi tiết để khắc phục và phục hồi dữ liệu khi xảy ra tình huống mất dữ liệu. Điều này bao gồm việc đánh giá các nguy cơ tiềm ẩn và tìm hiểu các nguyên nhân có thể gây mất dữ liệu như virus, lỗi phần mềm, hoặc sự cố với phần cứng. Kế hoạch cũng nên xác định rõ các bước cần thực hiện khi xảy ra tình huống mất dữ liệu, từ việc kiểm tra và xác định nguyên nhân, đến phục hồi từ bản sao lưu hoặc sử dụng các công cụ phục hồi dữ liệu. Ngoài ra, đảm bảo cán bộ IT và nhân viên liên quan được đào tạo về việc triển khai kế hoạch khắc phục, để đảm bảo khả năng ứng phó nhanh chóng và hiệu quả trong trường hợp khẩn cấp.

2. Lập kế hoạch backup dữ liệu thường xuyên

Để đảm bảo an toàn dữ liệu và giảm thiểu nguy cơ mất dữ liệu, doanh nghiệp nên thiết lập kế hoạch sao lưu dữ liệu thường xuyên. Quá trình sao lưu dữ liệu bao gồm việc tạo bản sao các tập tin và thông tin quan trọng và lưu trữ chúng tại các vị trí an toàn. Kế hoạch backup nên được thực hiện định kỳ, với lịch trình xác định cụ thể, như hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng, tùy thuộc vào mức độ quan trọng của dữ liệu.

3. Mã hóa dữ liệu

Mã hóa dữ liệu là một biện pháp quan trọng để bảo vệ thông tin quan trọng khỏi nguy cơ bị truy cập trái phép và lộ thông tin. Khi dữ liệu được mã hóa, nó sẽ được chuyển đổi thành dạng không đọc được, trừ khi có chìa khóa mã hóa đúng để giải mã. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu chỉ có thể được truy cập và đọc bởi những người có quyền truy cập và biết mã hóa.

4. Đặt mật khẩu mạnh cho những tài khoản quan trọng

Việc sử dụng mật khẩu mạnh cho các tài liệu quan trọng là một biện pháp đơn giản nhưng hiệu quả để bảo vệ thông tin quan trọng khỏi truy cập trái phép. Mật khẩu mạnh nên bao gồm cả chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt, có độ dài từ 8 đến 16 ký tự, và không nên dễ dàng đoán được. Tránh sử dụng các mật khẩu dễ bị đoán như ngày sinh, tên con cái, hoặc chuỗi ký tự liên tục như “123456” hoặc “password”.

5. Sử dụng phần mềm antivirus

Cài đặt và sử dụng phần mềm antivirus là một biện pháp quan trọng trong việc bảo vệ hệ thống và dữ liệu khỏi các cuộc tấn công từ phần mềm độc hại và virus. Phần mềm antivirus giúp phát hiện và loại bỏ các chương trình độc hại, mã độc, và spyware có thể gây hại cho hệ thống và ăn cắp thông tin quan trọng.Các hãng như Sophos endpoint,Kaspersky,Avast.

6. Có UPS nguồn điện dự phòng cho server

Cung cấp nguồn điện ổn định và dự phòng cho server và các thiết bị quan trọng là một biện pháp quan trọng để đảm bảo hoạt động liên tục của hệ thống, ngay cả khi có sự cố với nguồn điện. Uninterruptible Power Supply (UPS) là một thiết bị dự phòng nguồn điện, giúp cung cấp nguồn điện liên tục trong trường hợp xảy ra mất điện đột ngột.

7. Bảo trì thiết bị chứa dữ liệu quan trọng thường xuyên:

Đảm bảo bảo trì định kỳ và kiểm tra thiết bị lưu trữ chứa dữ liệu quan trọng là một biện pháp quan trọng để đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng truy xuất dữ liệu của doanh nghiệp. Thiết bị lưu trữ như ổ cứng, ổ SSD, hay thiết bị lưu trữ đám mây cần được kiểm tra để phát hiện các vấn đề về hiệu suất, lỗi phần cứng hoặc phần mềm.

8. Phân quyền hạn cho nhân viên không có thẩm quyền không được phép truy cập:

Thực hiện phân quyền hạn chặt chẽ là một biện pháp quan trọng để giới hạn quyền truy cập vào các dữ liệu và hệ thống quan trọng chỉ cho những người có thẩm quyền. Mỗi nhân viên nên chỉ được cấp quyền truy cập vào các dữ liệu và chức năng cần thiết để thực hiện công việc của họ và không được phép truy cập vào các thông tin nhạy cảm hoặc không liên quan.

9. Đào tạo nhân viên có kiến thức về an toàn thông tin:

Đào tạo nhân viên về an toàn thông tin là một yếu tố cực kỳ quan trọng để nâng cao nhận thức và kiến thức về các mối đe dọa và biện pháp bảo mật trong công việc hàng ngày. Các cuộc tấn công từ phần mềm độc hại, lừa đảo qua email, hay các kỹ thuật tấn công khác có thể rất tinh vi và người sử dụng có thể dễ dàng trở thành “lỗ hổng” cho hacker nếu không được đào tạo đúng cách.

10. Vá lỗi và cập nhật phần mềm:

Thường xuyên kiểm tra và vá lỗi cho hệ điều hành và phần mềm, đồng thời cập nhật các phiên bản mới nhất để bảo vệ khỏi các lỗ hổng bảo mật.